عملگرهای سیستم ورود دستورات
سیستم ورود دستورات، هر چند که اغلب به عنوان ورود کامپیوتری دستورات پزشکی (CPOE) نامیده می شود، در واقع چهار عملگراصلی را در اختیار دارد:
به این ترتیب، نام صحیح تر برای آن «سیستم مدیریت وظایف» است که ورود دستورات تنها یکی از اجزای آن می باشد.
ارائه دهندگان خدمات با تکمیل وظایف و فرآیندهای مختلف، کار خود را انجام می دهند. در واقع، دستورات به درخواست ها، دستورالعمل ها یا تمایل برای انجام وظایف اشاره می کنند. از طریق آنها، یک ارائه دهنده مراقبت، برنامه ها و نیاز خود و دیگر ارائه دهندگان مراقبت را می داند و از آنها دعوت می کند تا در مراقبت از بیمار شرکت کنند.
پس از ساخته شدن، دستورات به وظایفی تبدیل می شوند که باید انجام گردند؛ وظایف فهرست شده و یک به یک آدرس دهی می شوند به فردی که مسئول انجام آنها هستند تا به انجام رسند. یک وظیفه تکمیل شده می تواند نتیجه ای داشته باشد که در قالب موفقیت (تکمیل) یا شکست در عملکرد باشد یا داده ای که تولید شده است. به هر وظیفه می توان یک شارژ نسبت داده شود که بعد از انجام وظیفه می تواند در صورتحساب لحاظ شود.
سیستم ورود دستورات، با سیستم اطلاعات بالینی و سیستم های پشتیبانی بالینی و نیز با سیستم شارژ و صورتحساب بیماران یکپارچه می شود.
قابلیت های سیستم ورود دستورات، پزشکان/کلینیسین ها را قادر می سازد تا به جای سیستم های متعدد پشتیبانی بالینی بخصوص ( مثلاً آزمایشگاهی / رادیولوژی / داروسازی و غیره) دستور خود را با انتخاب از لیست یک منو در سیستم اطلاعات بالینی وارد کنند. گروه های منو برای وظایف مختلف دستورمی دهند. گوناگونی در نحوه پردازش دستورات ذیل سیستم اطلاعات بالینی و سرویس های مختلف در سیستم های پشتیبانی خدمات بالینی (LIS، RIS و PhIS و ...) مورد بحث قرار می گیرد.
ویژگی های OERRS / CPOE
سیستم ورود دستورات - گزارش دهی نتایج (OERRS) در صورتی که قابلیت های زیر را داشته باشد می تواند در ارائه مراقبتی کارا، مؤثر، مناسب و ایمن به بیمار مشارکت نماید:
دستورات به مثابه ارتباطات
مراقبت از بیماران نیاز به روابط پیچیده بین ارائه دهندگان مراقبت های مستقیم از بیمار با یکدیگر و نیز با ارائه دهندگان خدمات پشتیبانی بالینی و همچنین کارمندان اداری بالینی (از جمله منشی ها-کارشناسان پذیرش و مدارک پزشکی و ...) دارد. سیستم ورود دستورات - گزارش دهی نتایج، برقراری ارتباط از طریق به اشتراک گذاری داده ها و انتشار مشاوره ها، درخواست ها، دستورات و دستورالعمل ها را تسهیل می کند.
در یک سیستم کامپیوتری، این ارتباطات بسته به شرایط مناسب، فرآیندهای کاری یا وظایف را بطور خودکار شروع کرده و بکار می گیرد. نتایج مورد انتظار از دستورات عبارتند از:
یک ارائه دهنده خدمات مراقبتی می تواند برنامه های خود را با قرار دادن دستور برای وظیفه ای که وی قصد انجام آن را دارد اعلام کند. دستور دادن، انجام وظایف متعاقب آن و گزارش نتایج، فعالیت های ضروری مراقبت از بیمار است و این توالی گام ها باید به دقت دنبال شود:
توالی دستور- وظیفه نتیجه
استفاده از فهرست استاندارد دستورات
دستورات باید مشخص و شفاف باشند. سیستم OERR/CPOE مجهز به ابزارهایی است که کاربران را قادر می سازد تا جداول مرجع حاوی فهرست استاندارد دستورات بیمارستان خود را توسعه دهند. استفاده از این جداول مرجع توسط پزشکان/کلینیسین ها منافعی دارد از جمله:
برای دستیابی به قابلیت همکاری بین مؤسسات خواهرخوانده (همکار) ، بایستی داده ها با دیگر پایگاه های داده به اشتراک گذاشته شود و اطمینان حاصل گرددکه داده های ارسال شده به بدنه مرکزی (به ویژه دولت) با استانداردهای داده مطابقت دارند؛ دستورات باید از لیست های استاندارد قابل قبول کدگذاری شده استخراج گردد یا حداقل به آنها ارجاع داده شود. (از طریق «نگاشت»)
هنگام نمایش، لیست استاندارد (فهرست دستورات) را می توان با توجه به نوع دستورات به گروه های کوچکتر یا زیردسته های مختلف تقسیم کرد. از این رو، نماهای سفارشی را می توان برای گروه های کاربری و حتی ارائه دهندگان مراقبت های بخصوص (مانند لیست علاقه مندی ها) ایجاد کرد.
دستورات را می توان برحسب اقتضا وارد نمود یا به عنوان بخشی از برنامه مراقبتی برنامه ریزی کرد. وظایف معمولاً بر اساس دستورات انجام می شوند. البته در مواقع خاص (به عنوان مثال در موارد اضطراری) وظایف ممکن است بدون نیاز به دستور انجام شوند. این موارد باید نادیده گرفته شوند.
برای پیشبرد بی دغدغه عملیات، OERRS باید عملکردهای زیر را تسهیل کند:
مهم است که توجه داشته باشید دستورات می توانند گروه بندی شوند و نام گروهی داشته باشند (دستورات ترکیبی، مجموعه دستورات). یک دستور ترکیبی می تواند بیش از یک وظیفه را شروع یا مجاز کند. به عنوان مثال، به منظور برای جمع آوری یک نمونه آزمایشگاهی به طور خودکار یک کار اضافی برای چاپگر برای چاپ یک برچسب تعریف می شود.
انواع دستورات
سیستم ورود دستورات باید قادر به پردازش انواع دستورات به شیوه های زیر باشد:
- دستوری به تواتر و مدت زمان مورد نظر تکرار شود (دستورات تکرار شونده)
- صدور دستور یا لیست دستورات تکراری (مشابه دستورات قبلی) بدون گذر از کل فرایند دستور (دستورات تکراری/مشابه)
جزئیات دستورات
هنگامی که نیاز است اطلاعات تکمیلی با خود دستور ارائه شود، این موضوع باید با الحاق جزئیات دستور در فرم ورود اطلاعات به منظور تبیین اطلاعات اضافی خاص انجام شود. این جزئیات معمولاً مربوطند به:
دستورالعمل ها ممکن است مربوط به موارد زیر باشند:
فرم ثبت دستور باید طراحی و بسته به نوع دستور سفارشی شود. به عنوان مثال دستور چک علائم حیاتی باید به ارائه دهنده مراقبت اجازه دهد تواتر معمول را از لیست انتخاب کند. برای داروها باید دوز پیشنهادی، تواتر، فاصله و نحوه مصرف توصیه شود.
اطلاعات مربوط به بیمار باید تا حد ممکن توسط ارائه دهنده مراقبت از اطلاعات موجود در جاهای دیگر استخراج شود (خلاصه ای که از طریق پرس و جو از پایگاه داده به دست می آید). این موضوع، کلینیسین را از نوشتن جزئیات برای انجام دستورات بی نیاز می کند. یادآوری در مورد وضعیت جسمی و ذهنی بیمار یا توانایی وی در برقراری ارتباط، برای انجام برخی وظایف مفید است.
مکانیسم های ورود دستورات
امکاناتی برای ارائه دهندگان مراقبت وجود دارد که اجازه داشته باشند یا نداشته باشند که عنداللزوم بتوانند دستورات را به روش اقتضایی (ad-hoc) قرار دهند.
هنگام انتخاب یک دستور، کاربر باید بتواند دستورات را براساس گروه های دستور و زیردسته های مربوطه فیلتر کند تا انتخاب از کوتاهترین لیست امکان پذیر باشد. جستجو برای دستور از جدول مرجع می تواند با تایپ حروف کلیدی انجام شود. کاربر می تواند لیست مورد علاقه خود را از مجموعه های دستور و یا دستورات فردی ایجاد کند.
به هرکدام از دستورات ساخته شده، یک شماره منحصر به فرد که توسط سیستم تولید گردیده (accession number) داده می شود. سیستم OERRS توانایی چاپ درخواست ها و برچسب های نمونه را در زمان صدور دستور دارد؛ همچنین امکان چاپ مجدد را نیز دارا می باشد حتی در حالتی که دستورات در حال پردازش هستند.
کنترل استفاده از دستورات
ارائه دهندگان خدمات مراقبتی می توانند بر اساس امتیازات اعطا شده به افراد، اجازه صدور دستورات خاص را به آنها دهند یا از انجام آن جلوگیری کنند. برخی از دستورات ممکن است نیاز به تأیید داشته باشند. از این رو، هنگامی که یک دستور توسط کارکنان رده پایین تر(junior) داده شده است، سیستم قبل از اینکه اجازه انجام آن کار را دهد، از یک کارمند ارشد (more senior) درخواست صدور مجوز بدین منظور می کند.
دستورات باید در راستای پیشبرد مراقبت صادر شوند؛ مثلاً طی یک ویزیت و یا در ارتباط با یک مراجعه و مواجهه خاص. این قاعده به نوعی تضمین می کند که ارائه کننده خدمات، اندیکاسیونی برای دستور خود می شناسد و از پیامدهای دستورش نیز آگاه است. دلیل مهم دیگر این است که باید طی دوره هایی شارژ هزینه و صدور صورتحساب برای وظایفی که طی آن دوره ارائه شده انجام پذیرد.
استفاده از مجموعه دستورات در طرح های مراقبت از بیماران
OERRS/CPOE امکاناتی را برای کاربران فراهم می کند تا دستورات را به عنوان مجموعه های از پیش تعریف شده جای دهند. این دستورات دسته بندی شده، به نام "مجموعه مراقبت ها" یا "مجموعه دستورات"، مکانیسم اصلی برای اجرای مسیر مراقبت و طرح های مراقبتی را تشکیل می دهند.
یک مجموعه مراقبت از ترکیب و جایگزینی دستورات / وظایف ساخته شده است. برنامه های مراقبت، از این طریق (مجموعه مراقبت/مجموعه دستور) می تواند با انتخاب پزشک از میان یک لیست و بر اساس تشخیص انجام پذیرد. ارائه کننده مراقبت از گزینه ای برای فعال یا غیرفعال کردن برخی یا همه دستورات یا قرار دادن دستور های اضافی و اقتضایی استفاده می کند. طرح های مراقبت، مجموعه مراقبت ها و یا مجموعه های دستور می تواند توسط پزشک/کلینیسین تعیین شده یا به طور خودکار بر اساس قواعد سیستم کلید زده شود.
اجتناب از تکرار و دوباره کاری
نرم افزار کاربردی قادر به تشخیص یک دستور تکراری است و به عنوان مثال زمانی که بیش از یک دستور مشابه در یک بازه زمانی وارد شده -یا بر اساس هر معیار دیگری- عنداللزوم هشدار نیز می دهد.
استفاده از لیست کار برای انتساب مسئولیت
OERRS/CPOE همچنین به عنوان مکانیسم تخصیص وظیفه عمل می کند. وظایف به یک واحد/ تسهیلات، منبع یا شخص مسئول انجام آنها اختصاص داده می شود. این ها به عنوان فهرست وظایف (لیست کار/صف) ارائه می شوند که می توانند منتسب شوند به:
وظایف و مسئولیت ها را می توان آنگونه که در طرح مراقبت تعریف شده تعیین کرد. (وظایف را نیــز می توان با نشان دادن اینکه طبق جزئیات دستور چه کسی باید آن را انجام دهد، منتسب نمود).
لیست های کار برای کارکنان بالینی، پشتیبان بالینی یا کارمندان اداری ایجاد می شود. سپس وظایف به نوبه خود تکمیل شده و نتایج به شکل انواع داده (عددی، متنی یا تصاویر) برای ذخیره سازی در پایگاه داده ارسال می شوند و به واحدهای بالینی درخواست کننده انتقال می یابند.
برای نمونه (بافت یا مایع بدن) فرستاده شده برای آزمایش، هر نمونه به عنوان اینکه متعلق به یک بیمار بخصوص است برچسب گذاری می شود و شناسه ای منحصر به فرد به نمونه می خورد (شماره مربوطه به صورت خودکار تولید می شود و معمولاً ترکیب تاریخ و شماره سریال برای آن روز است). برای این موضوع یک سیستم برچسب زن و تولید بارکد لازم است. بخش ورود دستورات سیستم اجازه می دهد تا کلینیسین ها دستوراتی را ارسال نمایند که در سیستم های پشتیبانی بالینی دریافت می شوند.این سیستم دارای قابلیت تشخیص عدم انجام کار در زمان/تاریخ مقرر است و وضعیت را به عنوان مهلت انجام "سر رسیده" یا Overdue مشخص می کند. امکانی برای لغو وظایف در انتظار یا عقب افتاده وجود دارد، هم به صورت دستی- زمانی که دیگر لزومی به انجام آن نیست- و هم به طور خودکار زمانی که ویزیت به پایان می رسد (به استثنای دستورات آتی). باید امکاناتی برای انتقال وظایف ایجاد شده درOERRS به برنامه های خدمات پشتیبانی بالینی از طریق یکپارچه سازی یا ارتباطات رابط کاربری وجود داشته باشد، برای مثال سیستم اطلاعات آزمایشگاهی، سیستم اطلاعات رادیولوژی و سیستم اطلاعات داروخانه
ایجاد لیست های کاری
اتوماسیون فرایندهای کاری
در برخی موارد کارها و فهرست های وظایف نیز می تواند به ماشین ها، دستگاه ها یا ابزار اختصاص داده شود تا پردازش ها به طور خودکار شروع و نظارت شوند و نیازی به مشارکت کارکنان به جز برای اعتبار سنجی نباشد. نمونه هایی از این دستگاه ها عبارتند از: آنالیز کننده های شیمیایی، چاپگرها، دستگاه های کپی و اسکنر.
این اتوماسیون باید با استفاده از رابط های دستگاه سیستم با استفاده از استانداردهای پذیرفته شده رابط کاربری/ استانداردهای تعامل (Inter Operability) همراه با استفاده از بارکد، برچسب های بارکد زن و اسکنرهای بارکد خوان صورت پذیرد.
راهنمایی و هشدار عوارض احتمالی
اطلاعات و دستور کارهای پشتیبانی تصمیمات (جزئیات دستور) را می توان به دستور اضافه کرد که شامل موارد زیر است:
گزارش دهی نتایج
برنامه کاربردیOERR از دنباله ای از فرآیندهای دستور-وظیفه-نتیجه-داده پشتیبانی می کند تا اطمینان حاصل شود که وظایف انجام می شوند و نتایج کار ثبت می گردند. وظایف تنها زمانی به عنوان تکمیل شده در نظر گرفته می شوند که نتایج کار در هر یک از موارد زیر ضبط شده باشد:
در جایی که نتایج تولید می شوند، یک فرم یا نمودار (حاوی یک یا چند فیلد داده) در دسترس قرار می گیرد. فرم ها باید حاوی اطلاعاتی از انواع داده های مختلف (متن، عددی، تصاویر و غیره) باشند. نتایج پس از تأیید توسط فرد انجام دهنده وظیفه، باید در پایگاه داده ارسال و ذخیره شود. نتایج همچنین ممکن است به طور مستقیم از دستگاهها به پایگاه داده (رابط سیستم ماشین) منتقل شود.
نتایج باید در یک مکان مناسب در سیستم اطلاعات بالینی نمایش داده شود. صفحه نمایش باید توانایی ارائه هشدارها در مورد نتایج (طبیعی/غیر طبیعی) و اینکه آیا آنها خوانده شده اند یا خیر داشته باشد.
اشخاص منتسب برای انجام وظایف بایستی قادر به ثبت وضعیت وظایف با عناوینی از جمله در حال انتظار، در حال انجام، انجام شده، تکمیل شده (با موفقیت)، ناقص، شکست خورده، دوباره برنامه ریزی شده و یا لغو شده باشند. این برچسب وضعیت به تناظر، به ارائه دهندگان مراقبت و سایر کاربران مجاز نمایش داده می شود.
وضعیت دستور-وظیفه به منزله کنترل کیفیت عملکرد فرایند
دستورات وظایفی هستند که باید انجام شوند. در ابتدا وضعیت کار به عنوان "دستور داده شده" در نظر گرفته می شود. پس از آن وضعیت، مراحل مختلف جریان کاری را نشان می دهد که با «تکمیل کار» پایان می یابد. وظایف ممکن است به دلایل مختلف انجام شوند یا نشوند یا اینکه انجام گردند اما موفق به رسیدن به اهداف در نظر گرفته شده نشوند. در هر زمان تنها یک وضعیت وجود دارد. اصطلاح بکاربرده شده برای شناسایی وضعیت برای انواع مختلف وظایف می تواند متفاوت باشد. مستند سازی یا اعتبارسنجی نتایج، بخشی از یک وظیفه محسوب می شود و تا زمانی که نتیجه به پایگاه داده ارسال نشود کار انجام شده تلقی نمی گردد.
مقادیر احتمالی وضعیت وظیفه برای وظایف مختلف
وضعیت وظایف
یک نما از وضعیت وظایف به ارائه دهندگان مراقبت نشان می دهد که کدام فرآیندها کامل نشده اند، تأخیر دارند و یا حتی دستور داده نشده اند. وضعیت به عنوان مکانیسم کنترلی برای اطمینان از انطباق با طرح مراقبت عمل می کند. فاصله زمانی بین دستور انجام یک کار و اجرای آن می تواند محاسبه شود و وضعیت اینگونه قید شود: «تأخیر دارد». لیستی از این وظایف می تواند به عنوان یک یادآوری به تیم ارائه کننده مراقبت ارائه شود.
مشاهده وضعیت دستورات و وظایف آندوسکوپی بیماران در یک روز خاص
اتصال تکمیل وظایف به تعرفه (هزینه)
برنامه کاربردی، اطلاعات مربوط به تکمیل یک وظیفه را به سیستم شارژ هزینه – صورتحساب بیمار ارجاع می دهد. هر دستور دارای شناسه دستور، یک کد تعرفه و سایر اطلاعات مربوط به شارژ هزینه است. به عنوان نمونه در مواردی که هزینه ها بر اساس یکای هزینه (کتاب کا) انجام می شود، هزینه شارژ با استفاده از یک کد تعرفه ارزش های نسبی به وظیفه اختصاص داده می شود. پس از انجام وظیفه، یک پیام (حاوی کد تعرفه) باید به زیر سیستم مالی – درآمدی ارسال شود تا شارژ را به صورتحساب بیمار اضافه کند.
در صورتی که یک دستور متضمن درخواستی برای تأمین منابع باشد، اشخاص تعیین شده برای انجام این وظیفه می توانند نوع و مقدار اقلام عرضه شده را ثبت کنند. گیرنده می تواند اذعان کند که اقلام دریافت شده است. این داده ها باید بتوانند به سیستم موجودی/انبار مرتبط شوند.