1 : نمای کلی

سیستم های اطلاعاتی، ارائه خدمات در سطوح مختلف را تسهیل می کنند. آنها از فعالیت های   برنامه ریزی، مدیریت و اجرای فرایندها در کنار امکان ضبط اطلاعات پشتیبانی می کنند. سیستم های اطلاعات سلامت اشاره دارد به مجموعه ای از سیستم ها برای ارائه خدمات بهداشتی و درمانی اعم از مراقبت های بیمار و همچنین سرویس هایی برای تشخیص زود هنگام بیماری ها، پیشگیری از مشکلات بهداشتی و ارتقاء سلامت در هر مکان است. موضوع اصلی مورد بحث در این مقاله، سیستم اطلاعات بیمارستانی (HIS) است که به مراقبت از بیماران مربوط می شود. این سیستم، برای یک کلینیک سرپایی عمومی یا تخصصی مجزا هم کاربرد دارد.

2 : سیستم اطلاعات بیمارستانی (HIS)

HIS یک سیستم اطلاعاتی است که فعالیت های یک بیمارستان را تسهیل می کند و موارد زیر را در نظر می گیرد:

·        وظایف یک مرکز مراقبت های بهداشتی

·        توانایی فناوری اطلاعات

سیستم مدیریت اطلاعات، مؤلفه های دیگر ساختار سازمانی بسیار پیچیده و عملیات یک بیمارستان را تکمیل می کند. از طریق جمع آوری، ذخیره و به اشتراک گذاری اطلاعات، به عنوان یکپارچه ساز تمام اجزای آن عمل می کند. دامنه، محتوا و ساختار سیستم اطلاعات بیمارستانی (HIS) عملکردهای بسیاری را تأمین می کند. این سیستم، شامل مجموعه ای از زیر سیستم ها و برنامه های کاربردی (ماژول) است که از فناوری اطلاعات و  ارتباطات  و رایانش برای تسهیل ارائه سرویس های بیمارستانی استفاده بهینه می کند.

به طور کلی، سیستم های اطلاعاتی یک مرکز مراقبت های بهداشتی، دو گروه اصلی از فعالیت ها، عملکردها و خدمات را تسهیل می کنند که عبارتند از:

·        کسب و کار اصلی ارائه مراقبت های بهداشتی به مشتریان خود

·        مدیریت بیمارستان به عنوان یک نهاد تجاری، ارائه کننده خدمات هتلینگ (کاخداری) و تسهیلات فیزیکی

سیستم اطلاعات بیمارستانی (HIS) عمدتاً بر مدیریت عملیات بیمارستان تمرکز دارد. با این حال، داده های موجود در سیستم را می توان جمع آوری و تجزیه و تحلیل کرد و برای مدیریت استراتژیک از جمله پژوهش استفاده نمود. HIS به صورت کلی، متشکل از دو سیستم گسترده است :

1)     سیستم مراقبت از بیمار

2)     سیستم اطلاعات مدیریتی

بخش های اصلی HIS

تقسیم بندی HIS در این دو دسته گسترده، مفهومی است. می توان گفت سیستم اطلاعاتی که از فعالیتهای اداری، منابع انسانی، تسهیلات و فعالیت های مدیریت هتلینگ پشتیبانی می کند، به طور قراردادی تحت سیستم اطلاعات مدیریت قرار می گیرد. در این پورتال ما بیشتر به سیستم های اطلاعاتی برای عملکرد مراقبت از بیماران، یعنی فعالیت اصلی کسب و کار بیمارستان می پردازیم.

2-1 : مشارکت در سایر سیستم های اطلاعات سلامت

سیستم اطلاعات بیمارستانی باید قادر باشد اطلاعات بیمار را با سایر مؤسسات مراقبت های بهداشتی به اشتراک بگذارد تا تداوم مراقبت از طریق تبادل اطلاعات سلامت یا انبار داده یا سایر ابزارها را فراهم کند. انتظار می رود که با ارائه اطلاعات برای ارتقاء سلامت، پیشگیری از بیماری ها و تلاش های تشخیص زودهنگام، همچنین برای برنامه ریزی، تخصیص منابع، اپیدمیولوژی، در سطوح مختلف دانشگاهی، قطب آمایشی یا ملی به پایگاه های داده اطلاعات سلامت (مثلاً سامانه سپاس یا پرونده الکترونیک سلامت ایرانیان) کمک کند. همچنین باید بتواند اطلاعات را در سیستمهای متعلق به نهادهای شخص ثالث ارائه دهد از جمله آژانس های خارجی مانند شورای ایمنی مواد مخدر، اداره ثبت، شورای ایمنی جاده ها، پلیس، شرکت های بیمه و بسیاری موارد دیگر.

2-2 : سیستم اطلاعات بیمارستانی: خصوصیات

یک سیستم اطلاعات بیمارستانی را می توان از ابتدا طراحی و ساخته و یا خریداری کرد. در هر صورت، مجموعه نرم افزارهای کاربردی و پایگاه های داده باید قبل از اینکه توسط کاربرانی که در نظر گرفته شده است، قابل دسترسی باشند بایستی برای استفاده مناسب قبلاً ارزیابی شوند.

سیستم هایی که از بیرون خریداری شده اند، باید سفارشی شوند تا با خدمات، سیاست ها، روشها و تجهیزات بیمارستان مطابقت داشته باشند. از سوی دیگر، برای سازگاری با الزامات کامپیوتری و استفاده از فناوری اطلاعات، ممکن است در برخی فرایندها و ساز وکارهای موجود نیاز به تغییراتی باشد.

داده ها باید در یک پایگاه داده به درستی طراحی شده، ذخیره گردند. ساختار داده ها با تعریف موجودیت ها، روابط و نامگذاری عناصر داده و مقادیر احتمالی هر عنصر داده شکل می گیرد. این امر از طریق فعالیت مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار، سفارشی سازی و طراحی پایگاه داده به دست می آید. یک جنبه مهم، استفاده از استاندارد قراردادهای نامگذاری متعارف در تعریف جداول پایه بیمارستان مانند خدمات، مکان ها، دسته های ارائه دهنده خدمات، ویزیت ها، مواجهه ها و رویدادهاست. این عناصر داده استاتیک در جداول مرجع در دسترس هستند. برای داده های متغیر، استانداردهای پذیرفته شده جهانی مانند Snomed CT، LOINC، ICD10 و ... اشتراک و تجزیه و تحلیل داده ها را تسهیل می کنند.

در پیاده سازی، تست پذیرش کاربر (User Acceptance Testing) باید کامل باشد؛ ابتدا در یک نسخه آزمایشی توسعه/ساخت سیستم در یک محیط عملیاتی شبیه سازی شده و سپس در نسخه اصلی (عملیاتی) اجرا می گردد. پس از پیاده سازی سیستم باید به طور مداوم ارزیابی شود و در صورت لزوم بهبود یابد.

سیستم های قدیمی (legacy systems) که در آن مجموعه حفظ می شوند باید با ساز و کار و ترتیب HIS جدید هماهنگ شوند. یک مسئله دشوار انتقال داده از سیستم های قبلی به سیستم جدید است. موفقیت در این امر بستگی به تضمین سازگاری فنی و نیز سازگاری معنایی بین پایگاه داده جدید با داده های قدیمی دارد، در آن صورت می توان داده ها را به پایگاه داده جدید مهاجرت داده تا از طریق برنامه های جدید قابل دسترسی باشند.

ممکن است بعضی از دستگاه ها و ابزارها جایگزین شوند و موارد جدیدی اضافه شوند که باید تعامل با رابط کاربری برایشان فعال گردد. تغییرات قطعی در شیوه تجمیع داده ها وجود خواهد داشت زیرا این امر نیاز به سازگاری با ساختار داده، روش جمع آوری و ارائه در سیستم مورد استفاده دارد.

2-3 : یکپارچه سازی سیستم

سیستم های اطلاعاتی و برنامه های کاربردی معمولاً برای سهولت توضیح در قالب ماژول های مختلف در نظر گرفته می شوند. بسیار مهم است که سیستم اطلاعات بیمارستانی به طور کامل یکپارچه شود تا به طور یکپارچه در سراسر ماژول ها کار کند. ادغام به تعامل میان نرم افزارهای برنامه کاربردی با یکدیگر و با سخت افزار اشاره دارد و آنها را قادر می سازد که برای هدف مورد نظر با یکدیگر کار کنند. یکپارچگی ضعیف اغلب باعث می شود که کاربر از طریق مراحل اضافی برای تکمیل یک کار اقدام کند و همچنین زمان پاسخ سیستم را نیز کاهش می دهد. بخش قابل توجهی از یکپارچگی، تعامل کامپیوترهای سیستم اطلاعاتی با رایانه های سخت افزاری (دستگاهها، تجهیزات اندازه گیری و غیره) است که آنها را قادر می سازد تا در انتقال و بازیابی داده ها یا دستورالعمل ها مشارکت کنند. یکپارچگی باید در مرحله طراحی HIS و همچنین اجرای آن مورد توجه قرار گیرد.

برای طراحی یا خرید HIS مطلوب است که از ابتدا کاملاً یکپارچه شده و مطلوب است نشان داده شود که ماژول ها و زیرسیستم ها به سهولت و با فاصله زمانی واکنش قابل قبول هماهنگ می شوند و تعامل می نمایند. در مواردی تلاش برای یکپارچگی نرم افزارهای مختلف با ساختار داده ای متفاوت و استفاده از سیستم های عملیاتی مختلف در زمان اجرا، یک کار غیر قابل اجتناب خواهد بود. عملیات یکپارچه سازی معمولاً دو یا چند حوزه مجزا را درگیر می کند. مسائلی که می تواند مانع از اجرای سریع و موفقیت آمیز این امر شوند، به مواردی از جمله نحوه به اشتراک گذاشتن مسئولیت ها، توافق بر روی یک برنامه کاری مشترک و تقسیم هزینه ها بر می گردد.

یکی دیگر از ملاحظات مهم، هماهنگی بین سرویس ها و واحدهای بیمارستانی است تا هر ماژول، تفاوت در سیاست ها و شیوه عملکرد آنها را در نظر بگیرد. بهتر است این سیاست ها و رویه ها مکمل، یکنواخت و استاندارد در نظر گرفته شوند هر چند تغییرات جزئی می تواند مجاز باشد.

2-4 : تقویت و تسهیل ارتباطات

ارتباطات بین ارائه دهندگان مراقبت از اهمیت حیاتی برخوردار است. روشها و ابزارهای مختلف می توانند برای تسهیل و افزایش این ارتباطات استفاده شوند. روش اصلی از طریق به اشتراک گذاری اطلاعات است. این امر با قرار دادن داده های تولید شده توسط هر ارائه دهنده مراقبت در یک پایگاه داده مشترک به دست می آید و سپس می توان متناسب با نیازهای هر دسته از کاربران از طریق نماها و اسکرین ها، این داده ها را در دسترس دیگران قرار داد. دستورالعمل ها، دستورات و یادآوری ها می توانند در کارتابل هر کاربر در سیستم پست الکترونیکی ساخته شده قرار گیرند. پیامها را می توان در سیستم های اطلاعاتی از طریق سیستم های ارتباطی داخلی و خارجی مانند کامپیوتر (جعبه، ایمیل از طریق اینترانت و اینترنت)، تخته سفید الکترونیکی و تلفن های همراه و ... بین کاربران مختلف رله کرد. ارتباط با بیماران نیز می تواند به همین ترتیب از طریق کیوسک های تعاملی و پورتال های وب باشد.

3 : سیستم اطلاعاتی برای مراقبت از بیماران

همانگونه که اشاره شد سیستم اطلاعات بیمارستانی (HIS) می تواند به دو بخش عمده تقسیم شود:

·        سیستم های مراقبت از بیمار

·        سیستم های اطلاعات مدیریتی

کلیه وظایف مربوط به مراقبت از بیمار توسط مجموعه ای از سیستم ها تسهیل می شوندکه می تواند یک نام عمومی (ژنریک) تحت عنوان "سیستم های اطلاعاتی برای عملکرد مراقبت از بیمار" بر خود بگیرد. اصطلاح "سیستم اطلاعات مراقبت از بیمار" جذاب و قابل قبول است، اما متأسفانه، تنها توسط تعداد کمی از طرفدارانمورد استفاده قرار می گیرد. این واژه را ما در همه بحث های بعدی در این پورتال مورد استفاده قرار می دهیم زیرا اگر این عنوان را در قالب یک رده اضافی در نقش والد در نظر بگیریم می توان سیستم اطلاعاتی بالینی (CIS) را به عنوان یک رده فرزند از آن لحاظ کرد. باید توجه داشت اصطلاح «سیستم اطلاعاتی بالینی» به معنای تمام سیستم های اطلاعاتی برای مراقبت از بیمار نیست. CIS به سیستمی محدود می شود که فعالیت های مستقیم مراقبت از بیمار را تسهیل نموده یا از آن حمایت می کند. نیمه دیگر این سیستم، در واقع سیستم اطلاعاتی برای سرویس های پشتیبانی بالینی است که خود از چندین ماژول مجزای دیگر تشکیل شده است.

تقسیم بندی مفهومی سیستم های مراقبت از بیماران

اصطلاح سیستم هایEMR/EHR  معمولاً استفاده می شود. در حالی که اصطلاح نامناسبی است و نباید به کار رود زیرا سیستم های اطلاعاتی تنها در صورتی مفید هستند که کاری را تسهیل نمایند نه فقط "ایجاد، ذخیره سازی و سازماندهی پرونده یا مدارک پزشکی الکترونیکی" آن گونه که توسط پاره ای افراد مراد و مستفاد شده است.

3-1 : اهداف و عملکرد سیستم اطلاعاتی مراقبت از بیمار

با داشتن سیستمی برای تسهیل عملیات انتظار می رود که این مجموعه از زیر سیستم ها و برنامه های کاربردی به شکل بهینه ای از رایانش و فن آوری اطلاعات و ارتباطات برای دستیابی به اهداف مورد نظر در زمینه های زیر استفاده کند:

·        بهره وری

·        اثربخشی

·        مناسب بودن (Appropriateness)

·        بهره وری

·        کیفیت

·        ایمنی

·        حریم خصوصی و محرمانگی اطلاعات

برای دستیابی به اهداف عینی فوق الاشاره، سیستم اطلاعات کامپیوتری مورد نیاز است تا عملگرهای ذیل فراهم شود:

I. هدایت و فعال کردن عملکرد پروسه مراقبت از بیمار

II. تسهیل برقراری ارتباط بین ارائه دهندگان مراقبت از طریق به اشتراک گذاشتن اطلاعات

III. امکان خودکارسازی (اتوماسیون) فرایندهای کاری از طریق لینک های درونی آن، ادغام با سایر اجزای سیستم اطلاعات بیمار و برقراری ارتباط با سایر کامپیوترها، ماشین ها، چاپگرها و اسکنرها

IV. ارائه پشتیبانی از تصمیمات بالینی در نقطه مراقبت

V. جمع آوری، ذخیره و ارائه اطلاعات بالینی حیاتی (فردی و تجمیعی) برای استفاده اولیه و ثانویه

VI. نگهداری یک پرونده دائمی از رویدادها و کلیه فعالیت های مراقبت از بیمار (در قالب پرونده الکترونیک پزشکی و سایر اسناد مبتنی بر الزامات پزشکی-قانونی)

هر سیستمی که طراحی، پیشنهاد یا اجرا شده باید ویژگی هایی داشته باشد که بتواند تمام اهداف و عملکردهای فوق را انجام دهد؛ هم از نظر محتوا و هم روش های مورد استفاده.

4 : سیستم اطلاعاتی برای مراقبت از بیماران

سیستم اطلاعات مراقبت از بیمار مشتمل است بر :

الف ) سیستم اطلاعات مدیریت (اداره) بیمار/مشتری (PMS)

ب ) سیستم اطلاعات بالینی (CIS)

·        CIS برای تخصص های مختلف

·        مستندسازی بالینی

·        پشتیبانی تصمیم گیری بالینی

·        سیستم مانیتورینگ مستمر متمرکز

·        پرونده الکترونیک پزشکی

ج ) سیستم های پشتیبانی بالینی

·        سیستم اطلاعاتی آزمایشگاه (LIS)

·        سیستم اطلاعاتی بانک خون

·        سیستم اطلاعاتی رادیولوژی (RIS)

·        سیستم اطلاعاتی داروسازی (PhIS)

·        سیستم تامین مواد غذایی و آشامیدنی

·        سیستم اطلاعاتی اتاق های عمل جراحی (OTMS)

·        سیستم استریلیزاسیون و تأمین و انبارش لوازم استریل

·        سیستم های پشتیبانی دیگر

د ) سیستم های واسطه یا پل میانجی

·        سیستم ورود دستورات – گزارش نتیجه (CPOE)

·        سیستم مدیریت پایگاه داده اطلاعات بیمار

ه ) برنامه هایی که از حاکمیت بالینی پشتیبانی می کنند

·        برنامه حمایت از تصمیمات مدیریتی بالینی

·        برنامه مدیریت کیفیت و بهره وری

·        برنامه پیشگیری و کنترل عفونت

·        برنامه استخراج و گزارش دهی داده های بالینی

و ) ابزار تأمین داده برای سازمان های خارجی

روابط سیستم ها به صورت نمودار زیر نشان داده شده است:

سیستم اطلاعات بهداشتی

تمام سیستم های فوق توسط پرسنل مراقبت های بهداشتی برای مراقبت از بیماران استفاده می شود. مراقبت در اینجا به عنوان تمام فعالیت های کاری برای ارائه خدمات به بیماران در پاسخ به نیازهایشان تعریف شده است.

5 : سیستم اطلاعات بالینی

سیستم اطلاعاتی بالینی (CIS)، مراقبت مستقیم از بیمار را تسهیل می کند؛ فعالیت هایی که در آن ارائه دهندگان مراقبت ها عمدتاً پزشکان و پرستاران ولی علاوه بر آنها متخصصین تغذیه، روانشناسان بالینی، داروسازان بالینی، میکروبشناسان بالینی، رادیولوژیست های مداخله ای، آندوسکوپیست ها، بینایی سنج ها، شنوایی سنج ها و غیره هستند. یک CIS خوب کمک و راهنمایی برای کلینیسین ها برای انجام کارشان در کنار اخذ داده های مربوطه ایجاد می کند و شامل ماژولهایی است که موارد زیر را میسر می کنند:

·        برنامه ریزی مراقبت (استفاده از طرح های مراقبتی)

·        ارائه پشتیبانی تصمیم گیری بالینی

·        مستندسازی بالینی (ورود اطلاعات)

·        کنترل کیفیت

·        ذخیره سازی داده ها

·        بازیابی اطلاعات و نمایش داده ها

اجزای سیستم اطلاعات بالینی

6 : سیستم های پشتیبانی بالینی

پشتیبانی بالینی به سرویس هایی اشاره دارد که

·        آزمایشات را انجام می دهد

·        منابع را فراهم می کند

ارائه دهندگان مراقبت مستقیم این سرویس ها را از طریق قابلیت ورود دستورات (CPOE) درخواست می دهند. نتایج تست ها از جایی که در دسترس قرار می گیرند به پایگاه داده ها وارد می شوند. مواد و لوازمی مانند داروها، فراورده های خونی، لوازم استریل و مواد غذایی به افراد/ واحدهای درخواست کننده تحویل داده می شود و تحویل و دریافت آن ها در پایگاه داده ها ثبت می گردد. 

سیستم برای سرویس های پشتیبانی بالینی

7 : یکپارچه سازی سیستم اطلاعاتی مراقبت از بیماران

یکپارچگی در سیستم اطلاعاتی مراقبت از بیمار ضروری است. کارکرد صحیح این سیستم وابسته به ارتباط مناسب بین زیر سیستم ها / ماژول های درون آن است. مطلوب، آن است که در زمان تهیه سیستم به طور کامل یکپارچه شده باشند.

7-1 : برنامه های کلیدی واسطه ای

نرم افزار اصلی مراقبت از بیمار، یعنی سیستم اطلاعات بالینی و سیستمهای پشتیبانی بالینی مختلف، پیرامون عناصر کلیدی واسطه ای یا پل زننده ای (میانجی) ساخته شده اند.

A.    سیستم مدیریت (اداره) بیمار (ثبت نام، برنامه ریزی و نوبت دهی، تخصیص منابع)

B.     نرم افزار ثبت دستورات - گزارش دهی نتایج (CPOE)

C.     سیستم مدیریت پایگاه داده (DBMS)

D.    پرونده الکترونیک پزشکی

E.     یک رابط کاربری مشترک (پیشخوان یا front-end screen، رابط گرافیکی کاربر)

روی این این برنامه ها ابتدا فکر شده و طراحی شده اند و پس از آن به محاذات هر برنامه بالینی و پشتیبانی بالینی پیاده سازی می شوند. سایر نرم افزارهای کاربردی به گونه ای طراحی می شوند که با این برنامه های واسطه ای (میانجی) سازگار باشند. نمودار نقش واسطه ای پنج قابلیت/برنامه کاربردی کلیدی سیستم اطلاعاتی مراقبت از بیمار را نشان می دهد :

7-2 : نقش نظام مدیریت / مدیریت بیمار (PMS)

سیستم مدیریت/اداره بیمار (PMS) اطلاعات احراز هویت، دموگرافیک و سایر داده های ایستا مانند نظام پرداخت را به پایگاه داده اطلاعات بیمار می دهد. سیستم های دیگر این داده ها را از پایگاه داده می گیرند، بنابراین باید اطمینان حاصل شود که استاندارد شده اند و نباید که در خصوص این داده ها دوباره کاری صورت بگیرد.

اجزای سیستم مدیریت/اداره بیمار/مشتری

7-3 : نقش برنامه کاربردی ثبت دستورات (CPOE)

برنامه ثبت دستورات به عنوان وسیله ارتباطات میان ارائه دهندگان مراقبت و ابزاری به منظور   برنامه ریزی، شروع و اجرای فرآیندها یا وظایف به شمار می رود. این سیستم تراکنش هایی را که در یک ماژول آغاز گردیده است قادر می کند تا به ماژول دیگری رفته و اجرا شوند. برچسب های چاپ شده با داده های شناسایی می تواند به نمونه بچسبد تا هویت بیمار شناخته شود و به این ترتیب نتایج را می توان در رکورد مربوط به خود در پایگاه داده قرار داد.

عملگر ثبت دستورات-گزارش دهی نتایج

7-4 : نقش پایگاه داده اطلاعات بیمار

توانایی به اشتراک گذاشتن اطلاعات برای موفقیت یک HIS یکپارچه ضروری است. پایگاه داده اطلاعات بیمار، داده های تولید شده و ارسال شده توسط هر کاربر را ذخیره می کند و سپس از طریق نمایش ها در صفحه کامپیوتر و یا چاپ شده (اسناد و برچسب ها) با دیگران به اشتراک گذاشته می شود. داده های تجمیع شده را می توان با استفاده از ابزارهای مختلف برای ایجاد گزارش برای استفاده بالینی و مدیریتی مورد تجزیه و تحلیل قرار داد.

به اشتراک گذاشتن اطلاعات از طریق یک پایگاه داده مشترک

داده ها همچنین می توانند به سیستم های دیگر صادر شوند از جمله:

·        پایگاه (های) داده عملیاتی مشترک که در آن داده های بیمار با هدف مراقبت در اختیار سایر مؤسسات قرار می گیرد

·        انبار داده(ها) که اطلاعات بیماران بطور ناشناس تجمیع یافته و به منظور اپیدمیولوژی، مدیریت استراتژیک و تحقیق مورد استفاده قرار می گیرد.

پایگاه داده عملیات و انبار داده مشترک

7-5 : استفاده ثانویه از اطلاعات بیمار

قابلیت تجزیه و تحلیل، تفسیر و ارائه آن به عنوان گزارش به مدیران و سازمان های خارجی (مثلا وزارت بهداشت) باید در هر سیستم HIS لحاظ شود. در غیر این صورت باید یک سیستم تجزیه و تحلیل و گزارش دهی شخص ثالث تهیه شود. این عملکرد بدین گونه است که داده ها قبل از توزیع به آژانس های درگیر در برنامه ریزی، بودجه بندی، تخصیص منابع و نظارت بر عملکرد در مخزنی ذخیره و نگهداری می شود. گزارشات توسط کاربران مختلف و مدیران مؤسسه یا سطوح بالاتر مورد استفاده قرار می گیرند تا :

·        امور مدیریتی کسب و کار و حاکمیت بالینی در بیمارستان/مرکز مراقبت های بهداشتی را تسهیل نمایند.

·        داده ها را برای استفاده در سطح ملی در اختیار سازمان های بیرونی (مثلاً در وزارت بهداشت) قرار دهند.

بیمارستان ها معمولاً به گزارشات استانداردی نیاز دارند (گزارشات معمولی که به طور منظم استفاده می شود) ولی در زمان هایی هم نیازمند گزارشات اقتضایی (ad-hoc) خاصی هستند. ممکن است داده های مربوط به گروهی از بیماران به منظور نظارت مدیریتی، ممیزی و تحقیقات استخراج و دستکاری شوند. در یک سطح بالاتر گزارشات ضروری دیگری برای تعیین عملکرد فعلی ساخته  می شوند از قبیل شاخصهای کلیدی عملکرد (KPIs)، گزارشات سیستم اطلاعات مدیریت سلامت (HMIS)، گزارشات سیستم مستندسازی اطلاعات (IDS)، گزارشات رجیستری بیماری ها یا پروسیجرها و گزارشات تضمین کیفیت.

7-6 : نقش پرونده پزشکی

عملکرد سنتی پرونده کاغذی پزشکی، برای کاربران بالینی فعلی و آینده، حفظ و در دسترس بودن اطلاعات تاریخی برای تداوم مراقبت و برای کاربران غیر بالینی اهداف مختلف دیگر است. در یک محیط کامپیوتری، اکثر کارکردهای پرونده های کاغذی (یعنی ضبط، ذخیره سازی، توزیع و انتقال داده ها) توسط پایگاه داده اطلاعات بیمار انجام می شود. در طول مراقبت، ارائه دهندگان (بالینی و غیر بالینی) امور مربوط به ارائه، ضبط و بازیابی داده ها را بجای پرونده الکترونیک پزشکی از/به این پایگاه داده انجام می دهند. با این حال هنوز به دلایل پزشکی-قانونی و حرفه ای، ایجاد و نگهداری یک پرونده پزشکی برای هر بیمار لازم است. بنابراین محتوا و ترتیب داده ها در نرم افزارهای بالینی و پایگاه داده، نیازمند توجه به شرایط قانونی و حرفه ای پرونده پزشکی است. پرونده الکترونیک پزشکی با یک برنامه کاربردی استخراج اطلاعات بخصوص و با استفاده از یک ابزار پرس و جو که محتوای و ساختار آن را تعریف می کند، تولید می شود. پس از آن می توان در صورت لزوم اطلاعات استخراج شده را چاپ کرد و یا در قالب های مختلف در دسترس قرار داد.

7-7 : نقش رابط کاربری مشترک (GUI)

این اهمیت دارد که رابط کاربری سیستم، یعنی صفحه نمایش پیشخوان که توسط کاربران دیده می شود، برای دسترسی به برنامه ها و ورود/بازیابی داده ها در همه موارد استفاده از سیستم یکنواخت و یکسان باشد. این رابط کاربری باید گرافیکی (بصری) بوده و موقعیت ها، اشکال و شمای رنگی منوی ناوبری را با استاندارد سازی نحوه کار آنها ثابت نگه دارد. بهتر است که مجموعه ای از برنامه ها یا نماهای مورد نیاز یک کاربر متناسب با نقشی که دارد، در دسترس وی باشد و همچنین نیاز به ورود و خروج از برنامه های مختلف باید به حداقل برسد.

8 : یکپارچگی با مابقی بخش های سیستم اطلاعات بیمارستانی

این مهم است که سیستم اطلاعاتی که عملکرد مراقبت از بیماران را تسهیل می کند قادر به یکپارچگی با بخشهای دیگر سیستم HIS باشد. گاهی به منظور انتخاب بهترین نرم افزار، ممکن است لازم باشد که سیستم های جداگانه یا ماژول های مختلف را از فروشندگان متفاوتی تهیه کنیم. توجه کافی باید معطوف به نقاطی شود که در آن سیستم های اطلاعات مدیریت با سیستم اطلاعاتی برای عملکرد مراقبت از بیماران تعامل برقرار می کنند. نمونه هایی از این نقاط عبارتند از شارژ و پرداخت صورتحساب، استقرار منابع انسانی، تخصیص تخت و خدمات غذا و نوشیدنی. ضروری است که نشان داده شود سیستم قادر به یکپارچگی کامل با سایر بخش های HIS است.

استفاده از یک پایگاه داده اطلاعاتی رایج و ابزارهای استخراج و آنالیز داده خوب، از فعالیت های گزارش گیری موردی، اپیدمیولوژی بالینی، نظارت بر بیماری ها، مدیریت کیفیت، امکان سنجی، مدیریت ریسک و عملکردهایی از این دست پشتیبانی می کند.

9 : سیستم اطلاعاتی مدیریتی (Managerial Information System)

9-1 : کارکردهای سیستم اطلاعاتی مدیریتی

سیستم اطلاعاتی مدیریتی به مجموعه زیرسیستم ها و برنامه های کاربردی اشاره دارد که به مدیران در اداره بیمارستان به عنوان محلی با کارکردهای زیر کمک می کند:

·        یک نهاد کسب و کار

·        ارائه دهنده خدمات هتلینگ

·        تسهیلات فیزیکی

اصطلاح "مدیریتی" عمومی (ژنریک) است و به مجموعه ای از زیر سیستم های مفید برای مدیران اشاره دارد. در اینجا به این دلیل استفاده می شود که اصطلاحات دیگری نظیر سیستم های مدیریت /عملیات/کسب و کار/برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) تعاریف خاص خود را داشته و بجای خود استفاده می شوند.

9-2 : عناصر سیستم اطلاعاتی مديريتی

سیستم هایی که از عملیات کسب و کاری پشتیبانی می کنند عبارتند از:

·        سیستم اطلاعاتی اداره عمومی و اتوماسیون اداری

·        سیستم شارژ صورتحساب، دریافت و پرداخت (حسابداری)

·        سیستم مدیریت منابع انسانی

·        سیستم های مالی و بودجه

·        سیستم انبار و تدارکات مواد و لوازم مصرفی

سیستم های تسهیل خدمات هتلینگ در بیمارستان عبارتند از:

·        مدیریت تخت

·        سیستم سفارش-تأمین غذا و نوشیدنی ها

سیستم های مدیریت بیمارستان به عنوان یک تسهیلات فیزیکی عبارتند از:

·        سیستم های مهندسی تسهیلات

·        سیستم تعمیر و نگهداری تجهیزات و ماشین آلات

·        ایمنی زیست محیطی، خانه داری، نظافت و مدیریت زباله ها

سیستم های پشتیبانی تصمیمات مدیریتی (DSS) می تواند بسیار مفید باشد و شامل موارد زیر باشد:

·        پشتیبانی تصمیم گیری مدیریت کسب و کار

·        پشتیبانی تصمیم گیری بالینی

DSS می تواند دارای قابلیت های متغیری باشد. این سیستم می تواند از یک ابزار آماری ساده تا نرم افزار پیچیده هوش تجاری (BI) متفاوت باشد. سازمان های بزرگ ممکن است بخواهند یک انبار داده ایجاد کنند و از نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی استفاده نمایند.

اجزای تشکیل دهنده سیستم اطلاعاتی مدیریتی گسترده و پیچیده است و در محدوده این بحث نمی گنجند؛ علی ایحال در نمودار زیر بطور ساده برخی اجزای خاص این سیستم که با سیستم اطلاعاتی برای مراقبت از بیمار ادغام می شوند یا با آن ارتباط برقرار می کنند نشان داده شده است:

نمودار اجزای سیستم اطلاعاتی مدیریتی